​​Lean-PM: spezifische Projektstruktur - Templates - Methodiken bereitstellen

Ein strukturierter Templatesatz schafft im Projektmanagement klare Standards und reduziert unnötigen Abstimmungs- und Erstellungsaufwand. Spezifische Lean-PM-Vorlagen sorgen für Transparenz, Wiedererkennung und eine konsistente Qualität über alle Projekte hinweg. So können sich Projektleiter und Projektteams auf operative Umsetzungen, optimale Prozesse und das Erreichen der QualityGates konzentrieren – dies vermittelt zudem Sicherheit und gibt Leitplanken vor.

beispielhafte Darstellung für ein Wasserfallprojekt mit 6 Phasen:

• Projektinitiierung
Die Projektinitiierungsphase schafft ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Nutzen, Rollen und Rahmenbedingungen und legt damit die entscheidende Grundlage für eine strukturierte, risikoarme und erfolgreiche Projektdurchführung.
- "Projektbeschreibung und -vision" (Zielbildskizze?)
- "Projektantrag"
- "Projektregelungen" (Tooling, Regeln, Datenablagen, etc.)
- "Ansprechpartner_Projektkernteam"
- "Stakeholder"
- "Ziele und Akzeptanzkriterien"
- "externe Lieferanten, Aufträge, Verträge"
- "Projektdokumente_Projektstruktur"
- "KickOff"
- "Projekttagebuch"

• Projektplanung- und umsetzung
Die Projektplanungsphase dient dazu, Inhalte, Termine, Ressourcen, Risiken und Verantwortlichkeiten systematisch festzulegen, um eine realistische, steuerbare und transparente Umsetzung des Projekts sicherzustellen.
In der Umsetzung werden die geplanten Maßnahmen engmaschig getrackt und in Ergebnisse überführt. Mittels KPI's werden Fortschritt und Qualität überprüft, Abweichungen werden frühzeitig erkannt, um gezielt gegenzusteuern.
Risikomanagement, Changemanagement und eine zielgruppenspezifisch aufgearbeitete transparente Kommunikation über den gesamten Projektlebenszyklus sind obligat.
- "Kommunikationsplan"
- "Anforderungsmanagement_Mengengerüst"
-  Berichtswesen: "Statusreports"
-  weitere Anforderungen/Kommunikation: "BR_MAV_DSB_ISB"
-  weitere Anforderungen/Kommunikation: "Regulatorik"
- "Meilensteinentwurf"
- "Ressourcenplanung"
- "Liefergegenstände_Budgetplanung"
- "Arbeitspaketeplan"
- "Projektzeitachse"
- "Risikomanagement"
- "Changemanagement"
- "Projektdokumentationen"
- "Protokolle_Gesprächsnotizen"
CONTROLLING:
- "KPI's"
- "Zahlungsplan_Rechnungscontrolling"
- "Zielmanagement"

• Test- und Schulungsphase
Die Testphase in Projekten stellt sicher, dass Funktionalität, Qualität und Sicherheit der Anwendung vor dem Produktivstart überprüft werden, um Risiken zu minimieren, Transparenz zur Umsetzung der über den Projektauftrag konsentierten Projektziele und einen stabilen Betrieb zu gewährleisten.
Schulungen dienen unter anderem dazu, Administratoren, Anwender und Stakeholder gezielt zu befähigen, neue Systeme und Arbeitsweisen sicher zu konfigurieren, effizient zu verwenden und durch die Endanwender akzeptiert in den operativen Betrieb zu überführen.
- "Testkatalog"
- "Freigabeprotokoll"
- "Schulungskonzept"
- "Schulungsinformationen_HandOut"
- "QuickStart-Anleitung"
- "Schulungsplanung"
- "Schulungsbelege"
- "Fragerunden_Nachschulungen"
- "GoLive-Checkliste"

• GoLive/Produktivstart
Eine gut betreute Produktivstartphase mit direktem "Draht" zu Anwendern und konstanter Kommunikation mit allen betroffenen Bereichen stellt in komplexen und komplizierten Projekten sicher, dass neue Lösungen stabil in den Betrieb übergehen. Auftretende Probleme werden unmittelbar und transparent erfasst, priorisiert und möglichst schnell behoben. Somit wird die Projektqualität und die damit verbundene Akzeptanz bei Anwendern nachhaltig gesichert ist.
- "Umstellungsdrehbuch" (Umstellung Schnittstellen, Deltamigrationen, etc.)
- "GoLive-support-Kommunikation"
- "Betriebsbereitschaftserklärung"
- "offene-Punkte-Liste" (Vorb. GoLive-Statistik)
- "GoLive-Berichtswesen"

• Anpassungs- und Stabilisierungsphase
Die Stabilisierungsphase in Projekten dient dazu, den Regelbetrieb unmittelbar nach dem GoLive abzusichern, verbleibende Fehler oder Funktionalitäten zu beheben beziehungsweise anzupassen, ggf. neu aufkommende Anforderungen  und Prozesse sowie die Systemnutzung nachhaltig in den Linienbetrieb zu überführen. In der Stabilisierungsphase müssen entsprechende Ressourcen und Spezialisten verfügbar sein - und zwar mit hoher Reaktionsgeschwindigkeit.
- "offene-Punkte-Liste"
- "Protokolle_Gesprächsnotizen"

• Projektabschluss
Die Projektabschlussphase stellt sicher, dass alle relevanten offene Punkte erledigt sind, Ergebnisse formal abgenommen werden. Erfahrungen werden systematisch etwa über Reviews aufgenommen, ausgewertet und zum Lernen und zur kontinuierlichen Verbesserung auch perspektivisch Verwendung finden. Die Dokumentationen zum Projekt - sowohl mit etwa organisatorisch als auch technischen Inhalten werden abgeschlossen und dem Projekt persistent zugeordnet. Mittels entsprechender Abstimmungen mit den Linienverantwortlichen- und beteiligten werden der sichere Betrieb ermöglicht.
- "Endanwenderkommunikation" (Zufriedenheitsbefragung)
- "Projektabnahme-Zielebewertung"
- "Feedbackrunde_Reviews"
- "Projektübergabe"
- "Managementempfehlung"
- "Projektabschluss und Entlastung Projektleiter"

• weiteres:
- "StageGate-Prozess"
- "geplante Übergaben"

FAZIT:
Für die jeweiligen Projektvorhaben passenden Vorlagen und Dokumente sowie unter Berücksichtigung der effizientesten Vorgehensmethodik (klassisch, agil, hybrid, individuell) angepasst geben diese den Projektleitern Sicherheit, Effizienz und Wiedererkennung - ohne dies ist eine ressourcenschonende Umsetzung und das Erlangen der Projektziele in der realen Weltin der realen Welt nicht möglich.