​​aktives Projektmanagement-Office & Projektportfolio-Management 

Die Etablierung und Weiterentwicklung eines "Lean-PMO" für Programme und Projekte zur weiteren Digitalisierung, Prozessoptimierungen und Transformationen erfordern standardisierte Vorgehensmodelle, für die jeweiligen Projektanforderungen passende Templates und eine transparente Kommunikation. Mit einem auf das Unternehmen passend aufgesetztem PMO optimieren wir das Projektmanagement, schaffen Transparenz über den gesamten Projektlebenszyklus über alle laufenden Vorhaben. Mögliche Synergien in einer ganzheitlichen Betrachtung, Ressourcenoptimierungen und das interdisziplinäre Zusammenarbeiten sowie die erweiterten Möglichkeiten von Wissenstransfers entwickeln den Reifegrad des Projektmanagements aber auch aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich weiter. Durch die Verwendung einer gemeinsamen Methodik, klar strukturierten Templates etwa nach dem Lean-pm-praxis-Ansatz ermöglichen Projektleitern schnellere Umsetzungen, geben Richtlinien und vereinfachen die Übersicht im Berichtswesen und bei etwaigen Abweichungen. 
Somit können Ressourcen optimal genutzt, Projektziele termingerecht geliefert, insbesondere budgettreu und mit gegen definierte Ziele messbarem Outcome realisiert werden. 

Konkrete Aufgaben und Mehrwerte eines PMO:

• Unterstützung standardisierter Projektierungen mittels Lean-PM-optimiertem Templatesatz
methodisch einheitliche Projektmanagement-Prozesse durchgängig über alle Projektphasen. Transparente Statusberichte, Risiko- und Arbeitspaketemanagement sowie deren durchgängigen und aktuellen Dokumentationen

• Unterstützung in der Projektantragsstellung, Projektanalyse und Projektinitiierungsphase
Klare Definition von Rollen (Auftraggeber, Projektleitung, Sponsor) bereits vor Projektstart. Prüfung und Berücksichtigung möglicher Fördermittel, Unterstützung bei der Definition von Projektzielen und dem BusinessCase, Prüfung von Projektanträgen auch auf Sinnhaftigkeit und Machbarkeit. Durchführung eines transparenten Freigabeprozesses.

• Bewertung und Ausrichtung der Projekte unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie
systematische Ausrichtung aller Projekte an den vorgegebenen unternehmensstrategischen Zielen. Anpassung von Projektzielen auch unter Berücksichtigung von Neuausrichtungen.

• Organisation, Verantwortlichkeiten & interdisziplinäre Zusammenarbeit
Klärung von Verantwortlichkeiten in den Projekten mit Unterstützung zur Aufstellung eines Projektkernteams, Strukturen, Definitionen und Dokumentation der Projekte, Förderung der interdisziplinären Zusammenarbeit über Projektgrenzen und Silos hinweg.

• Planung unter Berücksichtigung von externen Vorgaben sowie Ressourcen- & Budgeteffizienz
Unterstützung der einzelnen Projekte bei der Planung, optimierten Verwendung von Budgets und (Schlüssel-)ressourcen und eventuellen Synergien hollistisch betrachtet über alle Projekte hinweg 

• Change-, Chancen-/Risikomanagement & Abhängigkeiten/Wechselwirkungen
standardisiertes Risikomanagement, Früherkennung übergreifender Risiken und aktives Management von Chancen, Risiken,Abhängigkeiten, Zielkonflikten und Wechselwirkungen inklusive dem Management von Veränderungen etwa von Anforderungen, Scope-Creep und Rahmenbedingungen.

• Controlling, Transparenz & Steuerung der Projekte
Objektive Priorisierung nach Nutzen, Risiko, Aufwand/Budgets und Ressourcen und Festlegung erster Meilensteinpläne. Einheitliches Projekt-Reporting, Status- und Risikotransparenz Gesamtüberblick über alle Projekte inkl. Abhängigkeiten. 

• Berichtswesen und Management-Entlastung 
Etablierung eines standardisierten und strukturierten Reportings, klare Eskalationswege und über fundierte Entscheidungsgrundlagen mit dokumentierten und nachvollziehbaren Ergebnissen.

• gegenseitige Unterstützung, methodische Qualifizierung und Mentoring 
Als Team gemeinsam Projekte umsetzen mit Spaß und Freude "im Tun" soll gefördert werden, individueller Entfaltung und Weiterentwicklung von Projektmanagern und Projektteammitgliedern stehen hier besonders im Fokus. Reviews, offene Kommunikation und konstruktive Kritik auch in stressigen Zeiten erfordern alle in den Projekten Beteiligte und werden bewusst forciert.

FAZIT:
Ein funktionierendes PMO schafft durch Standardisierung von Prozessen und Methoden eine verlässliche Grundlage für eine einheitliche, qualitativ hochwertige Projektumsetzung. Zentrale Methodenkompetenz, professionelles Risikomanagement und eine konsistente Projektdokumentation erhöhen Transparenz, Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit – auch für die Stakeholder. Durch verbesserte Ressourcennutzung und klare Priorisierung werden Engpässe reduziert und Investitionen gezielt auf die strategisch relevanten Vorhaben konzentriert. Gleichzeitig werden Projektleiter durch methodische Unterstützung, Coaching und klare Vorgehensmodelle entlastet, wodurch Projekte stabiler, planbarer und erfolgreicher umgesetzt werden.