​​​Kritische Projektsituationen meistern - Unterstützung und Übernahme von "Problemprojekten"

• mögliche Hindernisse und Herausforderungen:

Strategische Herausforderungen:
  - unklare oder widersprüchliche Zielbilder
  - fehlender Strategiebezug einzelner Projekte
  - Priorisierungskonflikte im Projektportfolio
  - Scope-Creep und bei längeren Projektlaufzeiten verändernde Anforderungen

Organisatorische Herausforderungen:
  - unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
  - ineffiziente Entscheidungsstrukturen
  - fehlendes Projektmanagement-KnowHow
  - fehlende Tools/Vorlagen und Standardmethoden
  - regulatorische Anforderungen/gesetzlicher Rahmen (insb. Förderprojekte)

kulturelle Herausforderungen und Strukturen:
  - Widerstände bei Mitarbeitenden
  - fehlende Akzeptanz von Veränderungen
  - Fluktuation essentieller Key-User
  - unzureichende Dokumentationen (auch nützlicher Erfahrungswerte)
  - Silodenken zwischen Fachbereichen  

Operative Probleme: 
  - unrealistische Zeit- und Ressourcenplanung
  - Abhängigkeiten/Wechselwirkungen zwischen Projekten
  - mangelnde Transparenz über Fortschritt, Status
  - fehlende finale Entscheidungsgewalt
  - Datenschutz- und Sicherheitsrisiken 
  - fehlende Exitstrategien etwa bei abzulösenden/migrierenden Systemen
  - Systeminkompatibilitäten/Schnittstellenprobleme

Maßnahmen zur Vermeidung und Reaktion auf Probleme

• klare Zieldefinition und strategische Einordnung aller Projekte (PMO/PPM)
• Einführung eines strukturierten Projektportfoliomanagements
• Definition Rollen und Verantwortlichkeiten
• Etablierung eines Lenkungsausschusses inkl. transparenter Eskalations-/ und Entscheidungswege
• verbindliche Projektmanagement-Standards mit realistischen Ressourcen- und Zeitplanungen
• Einsatz von Lean-PM-Methodik und bei Entwicklungsthemen hybriden Ansätzen
• strukturierte Kommunikationsstrategie und regelmäßiges Reporting
• kontinuierliches transparentes Risikomanagement
• Projektcontrolling (am besten im PMO/PPM) und frühzeitige Identifikation von Abweichungen und deren Bewertung Reviews
• Ursachenanalyse (Root-Cause-Analysis)
• Lessons-Learned durchführen • Anpassung und Weiterentwicklung von Standards und Prozessen
• Projektbeteiligte aktiv verbessern lassen • Gesamte Dokumentation bereitstellen 

FAZIT:
Komplexe und komplizierte Projekte mit vielen Beteiligten, unterschiedlichen Stakeholdergruppen und interdisziplinärem Charakter lassen sich nicht zu Beginn des Vorhabens „mal kurz durchsprechen“. Es ist essentiell, eine passende Projektinitiierung durchzuführen sowie die anschließende Planungsphase sorgfältig auszuarbeiten. Um flexibel agieren und reagieren zu können, müssen zwingend Entscheidungswege, Risiko- und Changemanagement aufgesetzt und transparent und aktiv gesteuert werden.
Um den Erfolg und damit das Erreichen der Projektziele effizient, fristgerecht und im Budget zu erlangen liegt der Schlüssel nicht in der Vermeidung aller Probleme, sondern in der Flexibilität und Fähigkeit, Probleme früh zu erkennen, strukturiert aufzuarbeiten und zu priorisieren und konsequent die Lösungen herbeizuführen.